en vigor desde el 15 de enero
Diez claves para que una empresa haga su factura electrónica
Un experto explica los pasos y aclara las dudas sobre la nueva vía obligatoria de girar albaranes a la Administración
La Ley 25/2013 de impulso a la facturación electrónica ha hecho que desde el 15 de enero las empresas deban guardar para siempre sus tradicionales albaranes a la hora de girarle servicios o bienes a las Administraciones. Salvo algunas excepciones, los negocios tendrán que utilizar la factura electrónica con el Gobierno, Junta, Diputación y Ayuntamientos, a la que sí están habituadas las grandes firmas, pero no tanto las pymes.
Por ello, ABC Córdoba ha consultado a Bartolomé Borrego , un experto en la materia, para que desgrane los pasos a dar a la hora de elaborar el albarán electrónico y aclare dudas. No en vano, el vocal responsable de la División de Nuevas Tecnologías en la Dlegación de la Agencia Tribituaria en Andalucía, Ceuta y Melilla estuvo en la Cámara de Comercio de Córdoba la pasada semana para participar en una charla divulgativa sobre la factura electrónica. Éstas son las diez claves que aporta para enfrentarse a su elaboración.
1. Obligatoria salvo para personas físicas
De acuerdo a la Ley 25/2013, explica este experto de la Agencia Tributaria, sólo quedan excluidos de la obligación de presentar la factura electrónica las personas físicas (autónomos y profesionales). Es decir, sociedades anónimas o de responsabilidad limitada; uniones temporales de empresas o agrupaciones de interés económico deben operar con el albarán electrónico.
2. La exención de los 5.000 euros
Desde el 15 de enero, las Administraciones de forma general obligan a presentar las facturas en formato electrócina. Ahora bien, las instituciones públicas pueden excluir reglamentariamente de la citada obligación aquellos casos en los que el importe sea inferior o igual a 5.000 euros.
Eso sí, Borrego recuerda que esta posibilidad de eximir solo la pueden aplicar el Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona.
3. ¿Qué se necesita?
Este experto de la Agencia Tributaria indica que el formato en que debe realizarse la factura electrónica se denomina «Facturae». Y, admite, puede parecer «complicado para usuarios no avanzados», ya que se basa en el lenguaje de programación XML (Extensible Markup Language) y su aspecto visual se aleja bastante del albarán tradicional. Además, prosigue, dicho fichero contenedor de la factura ha de estar firmado con un certificado electrónico expedido por alguno de los prestadores de servicios de certificación, como Camerfirma, FirmaProfesional o Ancert.
Con el fin de facilitar su elaboración, recuerda, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece de forma gratuita en la página oficial ( www.facturae.gob.es ) un software de facturación cuya principal utilidad es la de generar este formato de factura obligatoria y firmarla electrónicamente.
4. Nada de escanear un pdf de la factura
Aunque el salto a la factura electrónica pueda sonar difícil, no se pueden tomar atajos. Borrego advierte de que a efectos de contratación pública, como recoge la Ley 25/2013, únicamente existe un formato de factura electrónica admitido: el «Facturae», con el citado formato estructurado basado en el lenguaje XML. Por tanto, el escaneo de un documento PDF o la generación directa en dicho formato carecen de valor en este régimen obligatorio con las instituciones. En las relaciones entre empresas privadas sí es válido, siempre que se cumplan los criterios fijados por la normativa.
5. Treinta días para formalizarla
El vocal responsable de la División de Nuevas Tecnologías en la Dlegación de la Agencia Tribituaria en Andalucía, Ceuta y Melilla recuerda que hay «obligación» de presentar la factura electrónica ante un registro administrativo en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.
6. La ventanilla de la factura electrónica
Para la recepción de las facturas electrónicas dirigidas a cualquier órgano de la Administración, explica Borrego, se ha creado la plataforma FACe (http://face.gob.es) . Se constituye como el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas a través del cual los proveedores pueden presentarlas y llegar así a la oficina contable competente, desde donde se remitirá al órgano al que corresponda su tramitación.
Igualmente, la Ley prevé que algunas Administraciones puedan usar su propio Punto General de Entrada de Facturas. «Recomendaría a los proveedores que se informen de si la Administración destinataria del albarán dispone de plataforma propia o se ha adherido a FACe», aconseja.
7. Sin sanción, pero también sin cobrar
La Ley 25/2013 no fija ninguna sanción por no utilizar la factura electrónica, explica Borrego. Ahora bien, las consecuencias prácticas de no emplearla a la hora de relacionarse con la Administración son claras. «Con las excepciones comentadas, la vía electrónica es la única forma posible de hacer llegar la factura a la Administración y por tanto para poder cobrar el importe», avisa.
8. No todo son obligaciones
Uno de los servicios que ofrece FACe a los proveedores que presenten sus facturas electrónicas es la posibilidad de realizar un seguimiento de éstas en su proceso interno y conocer así el estado de tramitación de las mismas.
9. Un sistema con ventajas
Además, de la ventaja reseñada, este funcionario de la Agencia Tributaria se detiene en otras. Algunas, a su juicio, son «muy evidentes e importantes» como el ahorro relacionado con la impresión del papel (tóner o cartuchos de tinta) o la supresión del posterior ensobrado y su envío a Correos. Otras «pueden parecer menos evidentes», pero «no por ello son menos interesantes». Este mecanismo, destaca, contribuye a «la automatización, eficacia, rapidez, confidencialidad, ahorro de tiempo, simplificación o ahorro de espacio destinado al almacenamiento».
En el ámbito de la contratación pública, se encuentran, además, nuevas ventajas que coinciden a su vez con los objetivos que persigue la citada Ley 25/2013 como «la reducción de la morosidad pública». «Se busca en última instancia mejorar la competitividad de los negocios a través de la protección al proveedor», resume.
10. Obligatoria en parte del sector privado
Borrego concluye sus consejos recordando que, aunque el foco se pone en el sector público, desde el 15 de enero las firmas privadas que prestan «servicios de especial trascendencia» deben expedir y remitir «facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente».
Dentro de la categoría de «Servicios de Especial Trascendencia», cita los financieros destinados a consumidores (servicios bancarios, operaciones de seguros privados o planes de pensiones); los de suministro de agua a consumidores; los de distribución de gas al por menor; los de suministro eléctrico a consumidores; los de transporte de viajeros o los de comercio minorista.
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