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Muchas empresas se plantean ser una oficina sin papeles, con el fin de aumentar su productividad, reducir costes y su impacto en el medio ambiente. La digitalización es un elemento clave para poder llevar a cabo el proceso. Pero es un cambio tan importante para cualquier entidad, que debe ir acompañada siempre de un cambio cultural en la empresa y formación.

 

Antes que nada, lo que te recomendamos es analizar las gestiones que se realizan en el día a día. La mayor parte de los procesos se pueden digitalizar. Traza la ruta a seguir: incluye en un listado todos los cambios y tareas necesarias. Y por supuesto, pon fecha límite, de esta forma será más fácil organizarte y llegar a tus objetivos.

 

La firma de documentos suele ser el principal hándicap para los negocios, ¿cómo darle solución, si necesitas un presupuesto o contrato firmado para confirmar la compra? Para solucionar este tipo de problemas, necesitarás una aplicación que te permita firmar documentos como Firmafy. Es una aplicación para firmar online, de forma legal, todo tipo de documentos en el momento.

 

Con esta herramienta, podrás enviar el documento a tus clientes. Estos lo abren en el móvil o PC, lo firman con un sistema de doble verificación y en cuestión de segundos, a ambos os llega una copia firmada con la rúbrica y una auditoría que garantiza el proceso de firma. Permite firmar contratos de todas las áreas, documentos SEPA Core y B2B, presupuestos, recibís, contratos de prestación de servicios, formularios de protección de datos, seguros, etc.

 

 

 

 

Además, podrás gestionar y almacenar todos los documentos firmados en Firmafy, en la nube. Y personalizar con tu imagen corporativa todas las comunicaciones que envías desde ella, mejorando la percepción de tu marca y la experiencia del cliente. Se pueden incluir varios firmantes y establecer un orden de firma. Por ejemplo, si es un contrato de trabajo, primero lo puede firmar el administrador, y cuando lo haya firmado, le llega la solicitud de firma al trabajador.

 

Firmafy ofrece una versión gratuita en su página web, que puedes descargar haciendo clic aquí. Si eres una mediana o gran empresa, lo aconsejable es contar con profesionales que te ayuden en la transformación digital de tu empresa. Para estos casos, en Firmafy cuentan con asesores especializados en transformación digital y formación, y sus programadores pueden hacer una integración con su API en tus programas informáticos. ¿Todavía tienes dudas sobre si la digitalización es para tu empresa? Estas son algunas de las ventajas que te puede aportar:

 

–Se ahorra tiempo al hacer la gestión de los documentos de forma más eficiente.

–Un gran ahorro económico. Porque puedes reducir más de un 80% el consumo de papel, y por consiguiente, en consumibles de impresión y mantenimiento de impresoras. Se suprimen prácticamente los costes en mensajería o correo postal, archivadores, carpetas, etc.

–El almacenamiento y acceso a la información es más fácil, y permite analizar su trazabilidad: quién la ha creado, quién la modifica, etc.

–De cara a la nueva normativa de protección de datos, es mucho más seguro almacenar en la nube, que tener todo en papel. Los documentos deben estar debidamente custodiados.

Aumenta la productividad de tu plantilla, se reducen las gestiones.

–Con Firmafy, las ventas o negocios, se pueden cerrar en el momento, enviando un WhatsApp, SMS o Email al cliente sobre la marcha.

 

Y por supuesto, tu empresa será más sostenible y pondrá su granito de arena frente al cambio climático.

 

 

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Este contenido ha sido desarrollado por Content Studio, la unidad de contenidos de Abc de Sevilla . En su elaboración no ha intervenido la redacción de este medio