Aunque todavía no sea efectiva, la facturación electrónica es una realidad para la industria española. Una realidad ya aprobada, que está vigente desde hace tiempo, pero que, sobre todo, va a tener una relevancia brutal, puesto que impacta directamente sobre un área clave de la economía nacional.
Sin ir más lejos, solo las ventas generadas por cafeterías y restaurantes en 2022 supusieron más de 37.600 millones de euros, según Statista. Ahora bien, ¿realmente se declararon correctamente todas ellas?
A golpe legal, la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, marca el paso y quiere aclarar el panorama fiscal de una industria esencial. Para ello, la normativa dicta que, a partir de julio de 2025 todas las transacciones comerciales deben ser documentadas y transmitidas electrónicamente. Entre ellas, obviamente, cada consumición que se realice en restaurantes, bares y hoteles.
¿Para qué sirve esta ley de facturación digital?
El objetivo de esta norma es doble: primero, eliminar el papel y, segundo y sobre todo, llevar una trazabilidad más eficiente por parte de las autoridades. Así, además de fomentar un contexto empresarial más sostenible, se mejora la contabilidad de los negocios y se les facilita el control fiscal a las autoridades. Léase, la Agencia Tributaria.
En nuestro país la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude son los dos principales pilares legales en los que se sostiene la facturación electrónica obligatoria. Y la soportan tanto para la hostelería y la restauración como para todo el tejido empresarial. Por ende, todos los establecimientos deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones, sin importar el sector, el cliente, el proveedor o la operación.
Como en el resto del continente, la misión de esta normativa, que es de carácter estatal aunque sigue la normativa europea, es acabar con las cajas B, la contabilidad en negro y las prácticas de doble contabilidad.
¿Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La medida lleva tiempo haciéndose hueco en nuestro país, pero su aplicación está siendo dispar según la industria y el territorio. Realmente, entró en vigor hace dos años, pero solo de forma efectiva para empresas que operan con la Administración Pública (B2G) y para las que facturan más de 8 millones anuales. Por lo tanto, teniendo en cuenta que el 97% de las empresas son pymes, el cambio en 2025 sí que será sustancial.
Por otro lado, el País Vasco, con un régimen fiscal distinto, es otra muestra de lo descompensada que está siendo la implementación de esta normativa. En concreto, porque allí va un paso por delante con TicketBAI, su propio sistema que ya está en funcionamiento aunque en cada provincia funciona de una forma distinta. Afecta a cualquier transacción que genera una factura aunque solo para empresas cuya facturación anual es menor a 6 millones.
Como dice el refrán, ‘cuando las barbas de tu vecino veas cortar, pon las tuyas a remojar’. Así que la aplicación de la factura digital en el País Vasco será una referencia para todos. Es decir, bares, restaurantes y comercios de todo tipo en poco más de un año tendrán que sumarse por obligación a este nuevo escenario legal y comercial que cambia su operativa tradicional y su relación con clientes, con proveedores y con Hacienda.
La FACTURA ONLINE EN EUROPA
A su vez, la facturación online tampoco es nueva en Europa. Diversos países la han implementado para mejorar la recaudación y la transparencia fiscal de sus tejidos empresariales. Llamativo es el caso de Francia, que la hará obligatoria para B2B y B2G a lo largo de este año para, entre otras cosas, subsanar el preocupante déficit de IVA, que en 2022 fue cercano a los 13.000 millones de euros.
Por su parte, Italia, pionero, es el único país con factura obligatoria en cualquier negocio desde 2019. A su vez, Portugal, Grecia o una potencia como Alemania llevan ritmos de implementación similares a los de España y se estima que en 2025 todos hayan aplicado en todos los sectores y comercios la factura digital. Por el momento, para pequeños y medianos negocios tan solo se fomenta, siendo Italia la excepción.
¿Cómo afecta a bares y restaurantes este reglamento?
Lo cierto es que este cambio legal ya se ha empezado a notar últimamente. Basta con observar barras y cajas de restaurantes en las que comienzan a asentarse dispositivos que contabilizan cualquier operación y entrada de efectivo, aunque sea a modo de prueba. No obstante, el impacto será aún mayor en la gestión contable de cara a los próximos meses y años. Y quien no se adapte, se enfrentará a problemas comerciales y legales.
Concretamente, aquellos que aun operan con contabilidad paralela o en negro, con software de doble uso o con prácticas de caja B deberán adaptarse a este sistema más transparente. Todo un cambio (progresivo, de momento) que representa un reto para la gran mayoría. Sin embargo, también es una oportunidad para modernizar la contabilidad y cumplir sin error con la normativa de bares y restaurantes, sobre todo a nivel fiscal.
Mejora del flujo y la implementación de la factura electrónica
De hecho, esta transición a la facturación electrónica va a exigir a comercios de todo ámbito un cambio sustancial. Principalmente, porque les supondrá comprar y configurar un software homologado para restaurantes con el que emitir y recibir facturas online.
A su vez, tendrán que formar a camareros y demás equipo en el uso de ese nuevo sistema y de la propia normativa. Es más, el personal también debería conocer las plataformas de facturación electrónica oficiales, como son Facturae o Verifactu.
De todas formas, el gobierno ya está aplicando vaselina a la medida fomentando una integración amistosa de estos software. En concreto, con ayudas como el Kit Digital, que financia la adopción de soluciones digitales, o con asesorías y soporte técnico.
Pero, más allá de su obligatoriedad, la facturación electrónica aporta diversos beneficios. Según los expertos de Qamarero, por un lado, el Estado reduce y detecta fraudes fiscales; por el otro, el hostelero tiene más datos y goza de más transparencia contable, automatiza procesos, comete menos errores manuales al introducir información… Incluso, con la reducción del uso de papel, contribuye a la sostenibilidad”.
Qamarero y la facturación electrónica obligatoria para restaurantes
Precisamente, Qamarero es un software completo con un tpv en la nube preparado para este tipo de tecnología y diseñado para ayudar a los restaurantes a cumplir con esta nueva normativa. Su carácter intuitivo y fácil de usar hace que sea uno de los sistemas más elegidos entre los hosteleros que se preparan para la nueva era.
Además, agiliza la facturación con herramientas que mejoran la eficiencia operativa y la transparencia en la gestión del restaurante (sistemas de contabilidad y gestión de analíticas visuales e intuitivas). También automatiza tareas rutinarias y reduce errores manuales, lo que mejora la productividad. Y, como guinda, evita sanciones y problemas legales con alertas para recordar las obligaciones fiscales.
Por lo tanto, Qamarero ayuda a los restaurantes con una solución integral para una gestión eficiente y moderna, a la par que ajustada al marco legal y, además de mejorar la eficiencia operativa, incluso ayuda a aprovechar incentivos y apoyos fiscales. O sea, es decir, un socio comercial, fiscal y contable que, tarde o temprano, cualquiera tendrá que adoptar.
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